Smart People, apa kalian termasuk orang yang berpikir kalau teknologi buat bisnis itu sudah pasti ribet? Kudu pakai aplikasi mahal, harus paham sistem yang rumit, atau minimal punya tim khusus yang mengurus semuanya dengan baik.
Lantas gimana kalau bisnisnya masih dalam skala kecil-kecilan? Operasional masih mengandalkan hal-hal yang manual kayaknya masih tercover dah.
Pesanan masih belum terlalu banyak. Cukuplah kalau tercatat di buku doang. Reminder pengiriman masih dari ingatan. File invoice di mana-mana.
Apa kabar chat dari pelanggan? Sering tenggelam karena masih kecampur sama chat pribadi. Belum lagi urusan stok barang yang sering nggak sinkron.
Wuih. Capeknya kayak berasa mau gila tuh pasti.
Lucunya, orang-orang mengira masalah capek karena jumlah pekerjaan yang terlalu banyak. Kayak nggak ada habisnya. Padahal yang bikin lelah bukan itu. Tapi, karena semua pekerjaannya nggak teratur.
Yuklah, kita bahas soal cara mengatur operasional bisnis dengan teknologi sederhana yang cocok untuk usaha kalian yang masih dalam skala kecil!
Operasional Bisnis yang Berantakan Itu Melelahkan
Judul heading-nya gitu banget dah. Tapi, emang beneran sih. Kalau operasional bisnis kita berantakan tuh benar-benar rasanya melelahkan banget.
Bayangin pas bisnis kalian sudah mulai berkembang! Pekerjaan kecil tiba-tiba menjadi banyak sekali.
Ya balas chat pelanggan, mengecek stok, catat pemasukan, mengatur jadwal pengiriman produk, sampai kudu banget membuat konten untuk promosi.
Kalau melakukan semua itu tanpa sistem yang jelas, sendirian pula. Aku yakin banget, lama-lama energi kalian bakalan habis hanya untuk menyelesaikan hal-hal teknis yang sebenarnya bisa kalian permudah.
Pernah nggak usaha kalian mengalami momen kayak gini? Pelanggan sudah transfer, tapi entah karena kalian lupa atau apa, itu pesanan malah nggak tercatat.
Terus kalian kalang-kabut pas pelanggan konfirmasi kapan pengiriman produknya. Soalnya, ternyata produknya sudah habis dan kalian beneran lupa sama pesanan itu.
Kayaknya, emang sepele banget. Cuma yang harus kalian tahu adalah kejadian kayak gitu bisa mempengaruhi kepercayaan pelanggan lho.
Mereka bakalan mikir pesanan secimit punyaku saja nggak ke-record. Gimana mau pesan dalam jumlah gedhe?
Akibatnya, kalian kehilangan potensi repeat order dari pelanggan itu deh. Terus gimana dong?
Cara Mengatur Operasional Bisnis dengan Teknologi Sederhana
Kalau kubilang nih ya, urusan operasional bisnis yang rapi tuh bukan soal bisnis kalian sudah besar atau belum. Justru, bisnis kecil pun perlu ada sistem kerja yang lebih teratur sejak awal.
Nggak usah pake tools atau sistem yang mahal dulu deh, Smart People. Kali ini, ikut aku bahas cara mengatur operasional bisnis dengan teknologi sederhana ya!
1. Memisahkan Chat Pribadi dan Chat Bisnis
Perubahan pertama yang paling terasa justru datang dari hal sederhana yaitu pas aku sudah memisahkan akun chat bisnis dan pribadi.
Dulu semua pesan masuk ke satu aplikasi. Akibatnya? Chat pelanggan gampang tenggelam, apalagi kalau sedang ramai grup keluarga atau teman.
Setelah mulai memakai aplikasi khusus bisnis, semuanya terasa lebih rapi. Aku bisa memberi label pelanggan, menyimpan balasan otomatis, sampai lebih mudah mencari riwayat percakapan.
Nggak usah beli atau bikin aplikasi chat sendiri kalau skala bisnis masih kecil. Pakai saja yang sudah ada, kayak aplikasi WhatsApp Business. Gratis dan gampang penggunaannya ‘kan?
Tahu nggak sih? Hal kecil kayak gini ternyata sangat membantu operasional bisnis sehari-hari lho. Aku jadi lebih cepat merespons pelanggan dan nggak gampang lupa buat follow up mereka.
Apalagi kalau sudah punya database pelanggan WhatsApp. Semuanya akan terasa lebih mudah.
2. Spreadsheet Ternyata Sangat Membantu
Pertama kali kenal spreadsheet untuk bisnis itu dari salah satu teman blogger juga. Katanya, mereka bisa bekerja untuk data yang sama di spreadsheet, meski mereka sedang nggak dalam satu lokasi kerja.
Aku sempat merasa underestimate sama spreadsheet kala itu. Masa iya, excel doang bisa untuk bisnis?
Ternyata beneran bisa. Malah ya, sekarang justru spreadsheet jadi salah satu tools bisnis yang paling sering kubuka setiap hari. Kalian bisa mulai mencatat banyak hal terkait bisnis, misalnya:
- pemasukan dan pengeluaran,
- stok barang,
- jadwal pembayaran,
- daftar pesanan,
- hingga target bulanan.
Yang kusuka, semuanya bisa kusesuaikan sama kebutuhan bisnisku sendiri. Jadi, nggak harus langsung memakai software mahal. Apalagi kalau modalnya masih terbatas.
Menariknya, pola kayak gini sebenarnya juga sering diterapkan dalam berbagai jenis usaha lain, termasuk saat orang mulai belajar cara bisnis properti bagi pemula.
Banyak pebisnis pemula yang mulai dari pencatatan sederhana dulu sebelum akhirnya mereka memutuskan untuk memakai sistem yang lebih kompleks.
Intinya, teknologi nggak selalu identik dengan sesuatu yang rumit. Kadang yang paling membantu justru tools sederhana yang dipakai secara konsisten.
3. Kalender Digital Penyelamat dari Lupa Deadline
Dulu, bisnis sering kacau hanya mengandalkan ingatanku yang emang terbatas. Sekarang, nggak lagi.
Aku sudah memanfaatkan kalender digital. Hampir semua jadwal, kucatat di sana, mulai dari:
- jadwal posting konten,
- pengiriman pesanan,
- meeting,
- promo bulanan,
- sampai deadline kerja sama.
Kelihatannya, emang sederhana, tapi reminder otomatis benar-benar membantu untuk mengurangi kepanikan mendadak. Aku jadi nggak perlu mengingat semuanya sendiri di kepala.
Dan ternyata, punya sistem kayak gini juga bikin pekerjaan terasa lebih ringan secara mental lho, Smart People.
4. Menyimpan File Bisnis Jadi Lebih Aman
Momen paling menyebalkan saat masih mengelola bisnis secara manual tuh pas file penting tiba-tiba hilang karena laptop bermasalah. Gemas banget berharap punya back up-annya.
Aku pikir untuk penyimpanan file penting butuh laptop server yang mahal biar tangguh. Tapi, nggak dong.
Kalian bisa menyimpan file bisnis di cloud storage. Mau itu invoice, desain promosi, foto produk, sampai data pelanggan pun aman tersimpan di sana.
Sudah gitu, kalian juga bisa lebih mudah mencarinya kalau lagi butuh file-nya.
Enaknya lagi, file bisa kalian akses dari mana saja. Jadi, pas lagi nggak membawa laptop pun, beberapa pekerjaan masih tetap bisa kalian handle lewat ponsel.
5. Promosi Bisnis Sekarang Jauh Lebih Praktis
Kalian masih mikir kalau mau bikin desain promosi kudu pakai jasa desainer ya, Smart People?
Iya sih. Biar hasilnya lebih profesional emang makin bagus kalau pakai jasa mereka. Cuma, pasti butuh biaya tambahan.
Buat yang modalnya masih terbatas sih mending pakai tools desain sederhana saja, kayak Canva. Penggunaannya gampang tuh, even untuk pemula sekalipun. Kalian bisa membuat:
- poster promo,
- katalog produk,
- konten media sosial,
- sampai banner sederhana sendiri.
Hasilnya memang mungkin belum sempurna, tapi se-nggaknya operasional promosi jadi lebih cepat dan fleksibel.
Apalagi sekarang bisnis dituntut bergerak cepat. Kadang ada promo mendadak atau tren yang harus segera kalian ikuti. Benar nggak, Smart People?
6. Pembayaran Digital Membuat Semuanya Lebih Cepat
Sudah jamannya digital ya, Smart People. Urusan operasional bisnis juga kudu beralih, termasuk urusan pembayaran digital.
Sekarang ini, pelanggan lebih suka transaksi yang praktis. Ada yang memilih transfer bank, e-wallet, sampai QRIS.
Selain mempermudah pelanggan, sistem pembayaran digital di sisi pebisnis juga kasih kemudahan untuk membuat pencatatan transaksi jadi lebih mudah kalian cek kembali. Risiko salah hitung juga berkurang.
Oleh karena itu, pastikan bisnis kalian sudah punya sistem pembayaran digital ya, Smart People!
Teknologi Seharusnya Membantu, Bukannya Membingungkan
Menurutku, kesalahan yang sering dilakukan banyak orang adalah mereka merasa harus langsung pakai sistem yang paling canggih.
Padahal ‘kan nggak semua bisnis membutuhkan tools yang rumit sejak awal. Aku pribadi sekarang lebih pilih untuk memakai teknologi yang benar-benar membantu pekerjaan sehari-hari.
Bagiku, kalau terlalu banyak aplikasi justru malah bikin bingung dan akhirnya aplikasinya nggak bisa kepake secara maksimal.
Soalnya pada akhirnya, tujuan teknologi itu sederhana. Bantu pekerjaan kita jadi lebih ringan dan lebih teratur. Bukannya malah bikin bingung. Jangan keliru ya, Smart People!
Mengatur Operasional Bisnis Pake Teknologi Sederhana juga Bisa Lho
Sekarang aku mulai paham bahwa mengatur operasional bisnis bukan berarti harus langsung serba otomatis atau pakai sistem mahal. Nggak semua pebisnis punya modal gedhe.
Kadang perubahan kecil, kayak mulai mencatat stok lebih rapi, memakai reminder digital, atau memisahkan chat bisnis saja sudah bisa bikin pekerjaan terasa jauh lebih terorganisir.
Dan buatku pribadi, teknologi sederhana justru sering menjadi penyelamat di tengah operasional bisnis yang makin sibuk setiap harinya lho, Smart People.
Ya wes. Segitu dulu ya pembahasan kita tentang cara mengatur operasional bisnis dengan teknologi sederhana. Kita ketemu di artikelku selanjutnya ya.
Kalian bisa tuliskan di kolom komentar topik apa yang pingin kalian baca di blog ini. Tentunya yang berhubungan sama bisnis ya.
Naah betul banget mbak Yun,,,kalau chat bisnis dan chat pribadi sebaiknya dipisah saja yaa agar lebih teratur dan rapih . Kadang jadi susah mencari chat dari pelanggan karena tertumpuk dnegan chat pribadi,,naah kalau sudah begita kan repot. Jadi penggunaan teknologi sederhana itu benar-benar sangat membantu yaa
Jadi Kak Yuni langganan cloud storage yang berapa nih?
Memang bisnis di era digital bukan sekadar promo di sosmed. Tapi memanfaatkan spreadsheet, digital calender, dll untuk memudahkan pengaturan bisnis.
Saya pernah wa-pri seseorang, tapi ternyata menggunakan WA bisnis sehingga auto menjawab dengan template formal. Ini lucu sih, karena orang amatir biasanya menggunakan WA pribadi untuk bisnis juga, tapi yang ini menggunakan WA bisnis untuk keperluan pribadi juga. Sepertinya tipe-tipe orang seperti itu harus membaca artikel ‘ndaging ini biar paham makna pemisahan chat pribadi dan bisnis sehingga tidak tumpang tindih, ya dan insyaAllah kedepannya orang-orang yang dihubungi tidak menjadi ambigu dengan jawaban chat nya
Sepakat banget kalau mengatur operasional bisnis dengan teknologi sederhana. Nah, terkait chat pribadi dan bisnis dibuat terpisah, ini sangat efektif sekali. Kemudian aku setuju spreadsheets emang bisa diandalkan sekali untuk berbagai jenis report real time.
Backup data dan laporan bisa via google Drive sih, tinggal langganan penyimpanan 1 T minimal.
Keberadaan teknologi kalau dimanfaatkan dengan cerdas dan bijak, bisa bantu alur bisnis lebih teratur. Apalagi terkait optimasi media sosial buat bahan promo dan branding ya.
Daku pun merasa, kalender digital memang se-ciamik itu buat ngingetin kita biar gak kelewat tanggal. Apalagi buat para pelaku bisnis ya, pastinya ini sudah jadi tools andalan juga
Saya setuju banget si kalau nomor bisnis dan pribadi, itu baiknya dipisah saja. Apalagi sekarang kan WhatsApp pun sudah ada 2 versi ya. Ada whatsapp biasa (reguler) dan whatsapp Business, yang keduanya tentu punya fitur dan fungsi yang berbeda sesuai peruntukannya.
Aku dulu pernah digabung gitu, dan jatuhnya jadi gak bagus ya. gak professional euy, apalagi kalau status gitu suka kecampur-campur.
Semua sebenarnya butuh dipisahin ya mbak. Saya pas awal² dulu semua digabung, sampe urusan finansial. Belakangan malah bingung managementnya karena ya … kecampur begitu.
Dapat tiga tahun belakang, saya mulai memisahkan rekening untuk usaha, termasuk chat² saya alihkan ke nomor kantor. Hasilnya cukup memudahkan management usaha. 😍
Ibarat rekening yang terpisah, kalau punya bisnis, saluran chat juga sebaiknya harus terpisah ya
Selain profesional, juga emang biar mudah memantaunya
Apalagi kalau bisnis sudah semakin sukses, pasti malah dibutuhkan tenaga ahli khusus malah ya
aaaaaaa…. mantap nih Mbak Yun sudah menyelamatkan pebisnis pemula sih ya… Kadang kita terlalu ambisius ingin langsung pakai software mahal yang rumit, padahal yang bikin capek itu sebenarnya bukan volume kerjanya, tapi manajemennya yang masih berantakan.
Saya sepakat kalau WhatsApp Business dan Spreadsheet itu penyelamat hidup. Modal minim, tapi kalau konsisten dipakai, operasional langsung terasa rapi dan tidak bikin stres mental. Reminder kalender digital juga ampuh menjaga kepercayaan pelanggan.
Saya pribadi pilih yang sederhana karena belum seperlu itu pakai yang berbayar dan canggih. Tapi bisa jadi kalau usahanya mulai berkembang saat itu butuh juga penyesuaian. Asal alasannya juga jelas ya. Dan hitungan cuannya masuk akal.
Wah sepakat bgt nih. Urusan pesan singkat kyk WhatsApp atau jika ada Telegram, emg lbh baik memisahkan dgn urusan pribadi. Sehingga kita tdk sampai salah kirim ke pelanggan klo sbnrnya itu urusan pribadi.
Kadang saat ngantuk, eh kita tiba2 malah forward acara pribadi. Kan ga lucu kl tiba2 pelanggan malah dikirimin tagihan kartu kredit kita misalnya.
Yg lbh parah lagi si urusan keuangan. Duit usaha malah kecampur duit pribadi. Akhirnya ga keitung deh laba rugi harian. Hingga pas edit bulanan. Bingung deh saat arus kas melompong. Kan bahaya.
Bisnis aja sudah melelahkan ditambah operasionalnya, tentu saja sangat melelahkan. Aku setuju banget bahwa teknologi emang seharusnya membantu dan bukannya malah membingungkan. Semua nggak harus dengan teknologi yang wah, bisa dimulai dulu dengan teknologi sederhana, selain hemat budget juga operasionalnya lebih mudah nggak sih?
Setelah baca tulisan ini saya jadi paham kalau pakai WhatsApp Business, Google Calendar, sama utak-atik Spreadsheet aja udah lebih dari cukup buat skala rumahan. Poin soal memisahkan file ke cloud juga keren sih, ngebayangin laptop tiba-tiba mati total pas data invoice di situ semua emang horor banget. Makasih banyak ya Mbak udah ngingetin kalau teknologi itu harusnya mempermudah bukan bikin pusing.
Ternyata kita bisa memanfaatkan apa yang ada di gadget kita ya, kak dalam hal pencatatan dan operasional usaha. Jadi nggak usah buru-buru beli tools atau aplikasi mahal dulu saat memulai bisnis dan usaha
Ah iya, di tengah kemajuan teknologi digital seperti ini, semuanya memang harusnya mengaplikasikan teknologi ya mbak
Termasuk dalam mengelola bisnus
Waduh jangan sampai ya pesanan pelanggan nggak kecatet sampai lupa nggak dibikin/ diantar, bisa diviralin hehe. Ntar rugi sendiri T.T
Memang kalaui berbisnis tu orangnya kudu konsisten dan rapi gitu mengelola bisnisnya, walau masih skala kecil pun kudu dikelola dengan profesional.
Setuju banget kalau misalnya mampunya masih software yang sederhana dan harganya masih terjangkau nggak masalah, yang penting bisa mendukung bisnis dengan baik. Terutama menyimpan transaksi penjualan, juga catatan2 pendukung bisnis lainnya.
Bener sih. Perkembangan teknologi bisa banget membantu operasional bisnis kecil kita. Juga bikin semuanya jadi lebih teratur. Kalau semua tertata rapi, lebih mudah mengelola dan mengevaluasi.
Jadi sebagai pebisnis, wajib banget melek teknologi.
Tipsnya bermanfaat banget kak tuk UMKM khususnya. Setuju, hal – hal adminstratif seperti penggunaan chat bisnis, penggunaan spreadsheet dan filing itu penting untuk pebisnis agar rapi dan lancar. Berbagai aplikasi dan teknologi sekarang dpat dimanfaatkan untuk bisnis